MEDOC COMPANY

PENYELESAIAN KENDALA STRUKTUR ORGANISASI PADA
MEDOC COMPANY DENGAN PENETAPAN KAPASITAS PRODUKSI DAN BIAYA STANDAR



Bentuk organisasi perusahaan unit bisnis dirancang untuk memecahkan problem-problem yang terdapat struktur fungsional. Divisi sebagai suatu unit bisnis, bertanggung kawab bagi seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja berbagai fungsi yang terpisah-pisah. Kinerja diukur dalam kapasitas suatu divisi dalam menghasilkan laba. Ini merupakan kriteria yang valid karena pada hakekatnya laba merupakan pencerminan dari aktivitas pemasaran dan produksi. (Govindarajan dan Robert Anthony)

Kendala-kendala pada Medoc Company

Manajemen puncak pada Medoc Company nampaknya sudah menetapkan kebijakan bagi divisi-divisi dibawahnya yaitu :
- pembatasan pengalokasian produksi, yang ditunjukkan dengan prosentase pembagian transfer dari divisi penggilingan ke divisi produk konsumen
- prosentase pembebanan biaya investasi yang dilakukan divisi penggilingan kepada divisi produk konsumen
- transfer harga dengan biaya sesungguhnya

Pada Medoc Company yang terdiri dari divisi penggilingan dan divisi produk konsumen, dengan kebijakan tersebut ternyata berada dalam struktur organisasi dimana masing-masing atau salah satu :
1. tidak dapat bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran secara terpisah
2. tidak dapat melakukan perencanaan dan koordinasi secara baik kerja dan investasi
3. kriteria valid berupa laba tidak mencerminkan aktivitas pemasaran dan produksi sehingga tidak dapat diukur secara terpisah, sebagaimana yang telah disarankan


Kendala organisasi tersebut menyebabkan :
1. Tidak tercapainya volume kapasitas pengisian yang disepakati antara divisi penggilingan dan divisi produk konsumen.
Kapasitas produksi penggilingan sebesar 98% ternyata tidak direspon/tidak diimbangi oleh divisi produk konsumen dengan :
- meningkatkan jumlah penjualan konsumen
- kenaikan keadaan pemasaran
- bantuan transaksi khusus yang menarik
Walaupun dimungkinkan adanya tambahan volume, hal tersebut tidak menguntungkan dan hanya menutup kerugian dari divisi penggilingan, tetapi bagi perusahaan menguntungkan.

2. Transfer harga yang ideal yang saling menguntungkan tidak terpenuhi, karena tranfer harga berdasarkan harga unit pada harga sesungguhnya.


Untuk mengatasi hal tersebut disarankan untuk :
A. Memberikan kewenangan yang lebih luas bagi divisi-divisi
1. divisi-divisi diberikan kewenangan untuk menentuan kebutuhan tepung yang akan diolah menjadi produk konsumen
2. diberikan kewenangan untuk melakukan transfer dengan harga yang dapat dinegosiasikan antar divisi
3. pemisahan tanggung jawab kebutuhan investasi setiap divisi

B. Penetapan kapasitas produksi dan transfer harag yang sesuai dan menguntungkan
1. Penentuan kapasitas produksi yang cocok
Sebaiknya kapasitas produksi yang ditetapkan adalah kapasitas produksi normal dengan mempertimbangkan kemampuan divisi produk konsumen dalam mengolah tepung dari divisi penggilingan, yaitu kapasitas normal

2. divisi penggilingan mengirim produk ke divisi produk konsumen pada harga yang sesuai dengan biaya standar.

Untuk menyeimbangkan transfer harga yang tepat, sebaiknya menggunakan :
a. perhitungan biaya standar (standard costing). Biaya standar akan memberikan manfaat dalam penganggaran dan pengukuran kinerja dan pengendalian biaya bagi perusahaan.
Ketika biaya produksi sesungguhnya dibandingkan dengan biaya standarnya, akan terdapat perbedaan atau varian. Secara total varian ini merugikan divisi produk konsumen yang mengakibatkan pengurangan laba atau sebaliknya menguntungkan divisi penggilingan karena biaya ketidakefisienan proses produksi divisi penggilingan ditanggung divisi produk konsumen.
Metode yang digunakan menurut Graham Mott adalah :
- penetapan tingkat efisiensi dan sumber daya dengan menggunakan teknik manajemen yang mengacu pada data masa lalu atas biaya tenaga kerja dan bahan baku langsung
- menetapkan biaya standar untuk tenaga kerja, bahan baku, dan overhead secara realistis dengan basis yang dapat dicapai, bukan standar ideal yang sulit dipenuhi sehingga menurunkan motivasi. Standar yang terlalu mudah juga tidak akan menimbulkan motivasi yang diharapkan
- penetapan standar harga jual untuk masing-masing produk
- menghitung varian antara biaya sesungguhnya dan biaya standar
- menganalisis varian untuk mencari penyebab utama, dan
- menginvestigasi varian yang jumlahnya besra sehingga waktu tidak terbuang untuk meneliti varian-varian yang relatif kecil

Dalam siklus pengendalian biaya terdapat 4 (empat), yaitu :
1. menyusun standar atau target biaya produksi
2. mengukur biaya produksi aktual
3. membandingkan biaya produksi aktual dengan biaya standar/target yang ditetapkan dimuka
4. mengambil tindakan yang tepat jika diperlukan

b. atau cara yang lebih sederhana dengan membandingkan antara biaya aktual dengan harga jual. Jika tidak tercapai surplus yang mamadai, hal tersebut merupakan pertanda perlunya pengurangan biaya atau penetapan harga yang lebih baik.

Saran seandainya tidak ada batasan organisasi

Jika dalam proses produksi, penjualan dan pemasaran hasil produksi tidak ada batasan produksi, yang artinya setiap divisi dalan satu organisasi secara bebas menjual hasil produk ke divisi pengolahan selanjutnya atau ke unit-unit bisnis di luar perusahaan, maka disarankan bagi Medoc Company untuk :
1. divisi penggilingan diberi kebebasan untuk menjual sebagian besar tepung yang dihasilkan kepada unit-unit bisnis di luar Medoc Co. dengan harga yang lebih kompetitif, dengan tetap seperti saran diatas, menggunakan metode biaya standar.
2. divisi produk konsumen tidak harus mengambil tepung dari divisi penggilingan dengan prosentase diatas (70%), tetapi dapat mengambil dari unit-unit bisnis di luar Medoc Co. dengan harga yang menguntungkan.

Terdapat kekurangan dan kelebihan dengan saran-saran ini, tetapi yang dapat dijadikan pemecahan masalah pada Medoc Co. dengan tidak adanya batasan organisasi ialah :
1. terdapat efisiensi penggunaan sumber daya
2. dapat menghindari resiko pasar yang tidak menentu
3. menjamin kualitas dan kuantitas pasokan dengan harga yang kompetitif
4. sangat dimungkinkan pengukuran laba secara terpisah antara divisi penggilingan dengan divisi produk konsumen sebagaimana yang disarankan oleh Top Manajemen Medoc Company
5. kemampuan perusahaan dalam bersaing meningkat.