PIEDMONT UNIVERSITY

Analisa Krisis Keuangan

Adanya indikator permasalahan yang terjadi yaitu pendaftaran mahasiswa baru menurun dan biaya operasi meningkat, sehingga terpaksa dipergunakan dana kuasi dan dana tersebut hampir habis dipergunakan.

Penyelesaian krisis keuangan Piedmont University (PU)

Dalam kasus tersebut, krisis keuangan pada PU telah dicoba untuk diselesaikan melalui :
Pertama , tindakan-tindakan dari perbaikan dari rektor, yaitu :
1. menaikkan uang kuliah
2. menghentikan perekrutan karyawan dan staf pengajar
3. menekan biaya operasi
Hasil sementara diperoleh : per 30 Juni 1986 (tahun pelajaran berakhir) terdapat sedikit surplus operasi usaha.

Kedua, Saran-saran dari perusahaan konsultan, yaitu :
1. penambahan karyawan
2. mengadakan kegiatan pencarian dana
3. menata universitas menjadi beberapa pusat laba
Dari saran-saran tersebut, yang paling utama adalah menjadikan universitas dalam beberapa pusat laba. Kenyataannya gagasan pembentukan pusat laba tersebut menimbulkan beberapa masalah sebagai berikut.

No. Jenis biaya Usulan Keberatan atas usulan pusat laba
1. Administrasi Pusat Dibebankan kepada pusat laba sesuai dengan biaya relatif masing-masing Adanya biaya-biaya yang tak terkendali
2. Sumbangan dan Pemberian Sumbangan bersih ditambah pendapatan sumbangan dialokasikan rektor ke setiap fakultas Mengurangi kewenangan rektor
3. Atletik Membiayai sendiri dengan memungut iuran kepada mahasiswa yang berpartisipasi Mahasiswa tidak akan puas dan menambah beban pekerjaan adminitrasi
4. Pemeliharaan - biaya aktual pekerjaan dan biaya-biaya overhead pada setiap pusat laba
- pusat laba diberi kewenangan memakai kontraktor luar jika harganya lebih rendah dari pada departemen pemeliharaan Kepala departemen pemeliharaan menentang dengan alasan kontraktor luar tidak dapat melakukan pemeliharaan dengan standar mutu yang tinggi yang dituntut PU
5. Komputer Dikenakan biaya pada setiap pengguna komputer fakultas teknik sehingga menutup biaya pesawat dan biaya overhead - belum optimalnya penggunaan komputer sehingga perlu upaya untuk mendorong pemakaian komputer
6. Perpustakaan Setiap mahasiswa dan tenaga pengajar yang mempergunakan perpustakaan dikenakan biaya Akan terjadi ketidakpuasan dalam hal kerja adminitrasi
7. Registrasi silang Fakultas dimana mahasiswa mengambil suatu mata kuliah akan menerima biaya mata kuliah dari mana mahasiswa tersebut mendaftar

Alasan penolakan rancangan beberapa pusat laba tersebut berkisar pada :
- pelayanan fasilitas pada mahasis wan tenaga pengajar
- penambahan beban pekerjaan adminitrasi
- tersingkirnya tanggungjawab departemen pemeliharaan

Melihat kedua penyelesaian tersebut, dari sisi pertanggungjawaban pengendalian manajemen, maka langkah pertama mewujudkan universitas secara keseluruhan sebagai pusat biaya, tepatnya pusat biaya kebijaksanaan.
Pada pusat biaya kebijakan ini, selisih anggaran dan biaya yang sesungguhnya bukanlah tolok ukur bagi efisiensi. Pada hakekatnya, hanya merupakan selisih antara input yang dianggarkan dan input yang sesungguhnya dan tidak mencakup nilai output. Jika biaya yang sesungguhnya tidak melebihi jumlah anggaran, maka hal itu sudah dianggap telah sejalan dalam anggaran. Tindakan rektor dalam hal menghentikan rekrut karyawan dan menekan biaya operasi, tidak dimaksudkan untuk meramal jumlah pengeluaran yang optimum.
Dalam jangka pendek, menjadikan universitas sebagai pusat biaya kebijakan, terlebih sudah terdapat surplus keuangan, adalah langkah tepat. Tetapi untuk perhitungan jangka panjang hal tersebut kurang tepat. Maka langkah kedua menjadikan universitas dalam beberapa pusat laba adalah sangat tepat, tentu saja dengan mengeleminasi atau menghilangkan berbagai hambatan, dan dengan transfer harga yang disepakati semua pusat laba.

Penyelesaian masalah dalam pusat-pusat laba

Seperti dalam uraian sebelumnya, terdapat masalah dengan diperkenalkannya pusat-pusat laba. Menurut pengendalian manajemen pusat-pusat laba dalam Robert Antony dan Gvindarajan, terdapat hal-hal yang menjadi hambatan, yaitu :
1. adanya perselisihan-perselisihan karena adanya argumen-argumen tentang :
a. transfer harga
b. pengalokasian biaya-biaya umum yaitu pengeluaran pusat yang menjadi beban dan dianggap biaya tak terkendali oleh pusat-pusat laba
c. kewenangan yang dominan pada wewenang penggunaan pemberian dan sumbangan
2. unit-unit organisasi yang pernah bekerja sama sebagai unti fungsional akan saling berkompetisi.
Pada kenyataannya, keputusan satu unit laba akan mengakibatkan konsekuensi biaya yang tidak diinginkan oleh unit laba lainnya.
a. Pada PU, masing-masing unit laba diberikan kewenangan untuk mencari kontraktor pemeliharaan diluar departemen pemeliharaan universitas. Hal ini, bagi departemen pemeliharaan sebagai satu pusat laba, akan ada konsekuensi kurangnya pencapaian laba. Untuk pencapaian transfer harga yang ideal, maka departemen Pemeliharaan harus bekerja secara efisien sehingga biaya pemeliharaan yang ditawarkan kepada pusat laba lainnya akan sama dengan biaya pemeliharaan dari kontraktor luar.
b. Pada registrasi silang, fakultas dimana mahasiswa mengambil suatu mata kuliah, akan menerima pembayaran dimana mahasiswa mendaftar, maka fakultas dimana ia mendaftar harus memberikan transfer harga kepada fakultas dimana mahasiswa mnegambil mata kuliah tersebut.
3. Adanya perbedaan misi atau tujuan antara pencapain tujuan-tujuan pendidikan pada setiap fakultas dengan tujuan-tujuan fakultas sebagai pusat laba, yaitu :
a. pemungutan iuran-iuran untuk menutup biaya operasi departemen atletik bertolak belakang dengan tujuan-tujuan memajukan olahraga di kampus, yang mengakibatkan ketidakpuasan mahasiswa.
b. Pengenaan iuran pemakaian komputer di fakultas teknik untuk menutup biaya keseluruhan perawatan dan biaya overhead menghambat usaha untuk mendorong pemakaian komputer sebagai bagian dari pengalaman dan pendidikan riset para mahasiswa dan tenaga pengajar.
4. Adanya ketidakpuasan dalam hal kerja administrasi, terutama penambahan prosedur kerja yang baru.

Dari berbagai hambatan-hambatan tersebut, rektor sebagai manajemen puncak disarankan melakukan langkah-langkah sebagai berikut.
A. Secara umum diciptakannya kondisi-kondisi dalam mendelegasikan pertanggungjawaban laba, yaitu kondisi dimana rektor dapat memperoleh informasi yang relevan dan cara untuk mengukur efektifitasnya.
1. Kinerja keuangan
Universitas sebagai organisasi nirlaba (nonprofit oriented) tujuan finansialnya hanya untuk menjaga agar tidak terjadi pengeluaran yang berlebihan, yaitu tetap menjaga agar berada dalam jumlah subsidi atau alokasi anggaran yang disediakan untuk kegiatan. Walaupun demikian tetap pula perlu untuk mengukut kinerja ekonomi yaitu pusat laba sebagai unit ekonomi, diukur dari pendapatan bersih (net income) yaitu pendapatan yang tersisa setelah seluruh biaya dialokasikan kepada pusat laba.
Sebagaimana yang disarankan oleh konsultan diatas diharapkan :
• agar dimasa yang akan datang dekan dan administrator lain menyerahkan anggaran yang meliputi pendapatan dan pengeluaran bagi kegiatan masing-masing.
• peralihan tanggung jawab dan prosedur baru untuk mengkreditkan pendapatan ke dalam pusat-pusat laba dan membebankan pengeluaran kepada pusat-pusat laba yang bersangkutan
Dengan sistem pengendalian anggaran yang memadai rektor dapat :
- mendelegasikan tanggungjawab dan prosedur sehari-hari pada level manajemen yang lebih rendah (dekan/ketua fakultas atau kepala departemen)
- merencanakan dan mengkoordinasi berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan umum universitas
- mempertahan pengendalian menyeluruh
- mempunyai pedoman untuk memantau kinerja dekan atau kepala departemen dari aktivitas yang didelegasikan menggunakan satu indikator yang menyeluruh dengan laba sebagai ukuran kinerja.
- Mempergunakan sebagai alat motivasi yang tepat bagi para dekan atau kepala departemen.
2. Sistem pelaporan yang memberikan informasi yang siap pakai bagi rektor mengenai profitabilitas
3. Rektor disarankan agar selalu meningkatkan kesadaran laba kepada para dekan atau kepala departemen untuk selalu mencari cara meningkatkan laba dan bekerja sama sehingga goal congruence selalu tercipta.
4. Koordinasi antar pusat laba sehingga tercipta harga transfer yang saling menguntung.
5. Mengoptimalkan kinerja karyawan sehingga tidak perlu dilaksanakan perekrutan karyawan baru, yang diiringi dengan penambahan pekerjaan dan insentif yang mendukung.

B. Kinerja Pusat-pusat Laba
1. Transfer harga perlu dilakukan pada registrasi silang dan jasa pemeliharaan universitas. Disarankan agar dihindari resourcing jasa pemeliharaan sehingga laba tidak keluar dari universitas sehingga secara keseluruhan akan terjadi peningkatan laba. Maka departemen pemeliharaan harus mengupayakan kerja secara efisien sehingga dapat diperoleh jasa pada biaya yang sama dengan jasa pemeliharaan dari kontraktor luar.
2. Unit-unit yang berhubungan dengan misi pendidikan dan pusat aktivitas mahasiswa dan tenaga pengajar seperti unit komputer, atletik dan perpustakaan, tetap dibiarkan sebagai suatu fasilitas bagi mereka, sehingga tujuan pendidikan tercapai. Sebagai suatu pusat laba, maka pengelola, sebagaimana saran dari konsultan, diupayakan untuk menciptakan kegiatan yang mendatangkan laba. Semisal : pengadaan even-even olah raga yang dimungkinkan mendapatkan pendapatan dari iklan, penyewaan fasilitas-fasilitas gedung olah raga tanpa mengganggu aktivitas mahasiswa, atau penyelenggaraan seminar, pameran pendidikan, buku dan komputer. Secara administratif hal tersebut akan menambah beban pekerjaan, tetapi hasil yang diperoleh dapat dipergunakan untuk biaya pemeliharaan gedung dan fasilitas olah raga.
3. Kewenangan rektor terhadap pengalokasian penggunaan dan persetujuan pemberian dan sumbangan, tetap pada rektor sebagai manajemen puncak. Hal ini salah satu kewenangan yang disarankan, sebaiknya tidak didelegasikan, kecuali untuk sumbangan atau pemberian langsung ke fakultas. Sumbangan atau pemberian ini selain untuk mengurangi ketergantungan rektor pada pusat-pusat laba di bawahnya, juga sebagai cadangan dana dalam hal pemberian subsidi kepada pusat-pusat laba yng membutuhkan.
Dengan diperkenalkannya pusat-pusat laba pada Piedmont University, diharapkan selain kebutuhan keuangan terpenuhi, juga memberikan manfaat sebagai berikut :
- kualitas keputusan dan kecepatan pengambilan keputusan operasional dapat meningkat.
- Rektor terhindar dari pengambilan keputusan yang bersifat teknis atau harian sehingga dapat berkonsentrasi terhadap hal-hal yang lebih luas.

Beberapa alternatif pendekatan pusat laba
Secara garis besar langkah-langkah pembentukan pusat-pusat laba telah disebutkan diatas. Alternatif yang utama adalah diupayakan agar setiap unit dalam fakultas atau departemen dapat bekerja secara efisien dan fektif dan menciptakan kegiatan yang mendatangkan laba.

Saran pusat-pusat laba diterpkan di Piedmont University
Dari analisa diatas pusat-pusat laba dalam jangka panjang disarankan agar diterapkan di Piedmon University